Financiële ondersteuning voor lokaal cultureel erfgoed

Neem het "Subsidiereglement voor cultureel erfgoed-initiatieven (Erfgoedcel de Merode, d20230628)" grondig door. Je vindt hier alle voorwaarden en criteria om een aanvraag te kunnen indienen terug.

Begin tijdig met de uitwerking van je aanvraag! Denk er aan dat je offertes zal moeten aanvragen om je begroting op te maken. Daarnaast dien je ook tijd te voorzien om partners te betrekken en vergeet niet dat mensen vakantie nemen doorheen het jaar…

Heb je vragen bij het lezen van het reglement en/of tijdens de uitwerking van je cultureel erfgoed-initiatief? Aarzel niet om de Erfgoedcel te contacteren!

Dries Tys
Waarnemend Coördinator Erfgoedcel de Merode
T: 0485 682 632
M: dries.tys@de-merode.be
M: erfgoedcel@de-merode.be

TIP! Gebruik het reglement als checklist als je samen met anderen brainstormt over je cultureel erfgoedinitiatief!

Heb je het "Subsidiereglement voor cultureel erfgoed-initiatieven" doorgenomen en heb je de meeste voorwaarden en criteria kunnen afvinken? Dan kan je aan de slag!

Waar begin je?

1. Download het "Aanvraag-Excel-sjabloon" en vul alvast de gegevens over jouw initiatief in (tabblad 'Info')

2. Stel samen met je partners een projectplanning op (tabblad 'Plan van aanpak') en denk samen na over een communicatieplanning (tabblad 'Communicatieplan') op basis van het sjabloon

2. Vraag vervolgens offertes op bij diverse leveranciers om alle mogelijke kosten van je initiatief in kaart te brengen

3. Ken een uniek nummer toe aan elke ingekomen offerte

4. Vul vervolgens samen het tabblad 'Begroting' in van het Excel-sjabloon

5. En dien het volledig ingevulde "Aanvraag-Excel-sjabloon" en de bijhorende genummerde offertes in via erfgoedcel@de-merode.be (bij voorkeur via WeTransfer)

6. Vul tot slot samen het aanvraagformulier online in!

TIP! Vergeet niet om op de knop te klikken op het einde nadat je alle vragen ingevuld hebt; pas daarna wordt dit formulier effectief aan ons bezorgd. En als je graag een kopie wenst van dit ingevulde formulier, vergeet dan ook niet om deze optie aan te vinken! Vervolgens ontvang je een ontvangstbevestiging en een pdf-bestand met de ingevulde informatie in jouw mailbox.

Toch liever nog op papier?

Alle begrip; vraag dan een pdf-versie van het "Aanvraagformulier" en van het "Aanvraag Excel-sjabloon" op via erfgoedcel@de-merode.be.

Vervolgens print je het beide documenten af zodat je deze handmatig kan invullen.
Je kan jouw met de hand ingevulde volledige aanvraagdossier (bestaande uit 3 zaken: ingevuld aanvraagformulier + ingevulde "Aanvraag-Excel-sjabloon" + bijhorende offertes) per aangetekende zending bezorgen op volgend adres:

Erfgoedcel de Merode

Pater Beckxstraat 3

BE - 3271 Zichem

TIP! Vergeet ook in dit geval niet om een kopie te maken van je volledige aanvraagdossier (zodanig dat je zelf over een kopie van je dossier beschikt).

Belangrijke deadlines

Jaarlijks zijn er 3 momenten waarop je een aanvraag kan indienen, namelijk: 1 april, 1 juli en 1 november. Je aanvraag dient ons uiterlijk op deze data te bereiken.

Jouw aanvraag wordt beoordeeld door een externe jury. Vervolgens wordt jouw aanvraag besproken op de eerstvolgende Raad van Bestuur. Mits goedkeuring ontvang je (ten vroegste) 30 kalenderdagen na het plaatsvinden van de Raad van Bestuur de uitbetaling van de eerste schijf à rato van 75% van het aangevraagde bedrag.

Werd jouw aanvraag goedgekeurd?

Knallen maar!

TIP! Gebruik een kopie van jouw aanvraagdossier als checklist voor de uitvoering van het cultureel erfgoedinitiatief.

Let op! Vergeet ook zeker niet om binnen de twee maanden na beëindiging van het cultureel erfgoed-initiatief het evaluatieformulier in te dienen! (= STAP 5). Hou hier al rekening mee vanaf de start van jouw cultureel erfgoed-initiatief door van bij het begin alle inkomende bonnetjes, facturen, ... chronologisch te nummeren en te bewaren.

Vergeet niet om voor, tijdens en na jouw cultureel erfgoed-initiatief te communiceren!

Denk er ook aan om aan al jouw partners (waaronder Erfgoedcel de Merode) te vragen om over jouw cultureel erfgoed-initiatief te communiceren.

En tot slot: vergeet niet om jouw subsidieverstrekker te noemen in al jouw communicatie (zie “Hst. 3.5. Pers en communicatie” van het reglement).

Binnen twee maanden na de beëindiging van het cultureel erfgoed-initiatief dient een evaluatiedossier ingediend te worden!

Waar begin je?

1. Download het "Evaluatie-Excel-sjabloon" en vul alvast de gegevens over jouw initiatief in (tabblad 'Info')

2. Vul samen met je partners het effectieve tijdsverloop in (tabblad 'Eff tijdsverloop') en noteer welke communicatie effectief gevoerd werd (tabblad 'Eff communicatie') op basis van het sjabloon

2. Verzamel alle ingekomen bonnetjes en facturen van je diverse leveranciers om alle mogelijke kosten van je initiatief te staven

3. Ken een uniek nummer toe aan elk ingekomen bonnetje/factuur

4. Vul vervolgens samen het tabblad 'Eff kosten' in van het Excel-sjabloon

5. En dien het volledig ingevulde "Evaluatie-Excel-sjabloon" en de bijhorende genummerde offertes in via erfgoedcel@de-merode.be (bij voorkeur via WeTransfer)

6. En tot slot: vul samen het evaluatieformulier online in!

TIP! Vergeet niet om op de knop te klikken op het einde nadat je alle vragen ingevuld hebt; pas daarna wordt dit formulier effectief aan ons bezorgd. En als je graag een kopie wenst van dit ingevulde formulier, vergeet dan ook niet om deze optie aan te vinken! Vervolgens ontvang je een ontvangstbevestiging en een pdf-bestand met de ingevulde informatie in jouw mailbox.

Toch liever nog op papier?

Alle begrip; vraag dan een pdf-versie van het "Evaluatieformulier" en van het "Evaluatie Excel-sjabloon" op via erfgoedcel@de-merode.be.

Vervolgens print je het beide documenten af zodat je deze handmatig kan invullen.
Je kan jouw met de hand ingevulde volledige evaluatiedossier (bestaande uit 3 zaken: ingevuld evaluatieformulier + ingevulde "Evaluatie-Excel-sjabloon" + bijhorende bonnetjes en facturen) per aangetekende zending bezorgen op volgend adres:

Erfgoedcel de Merode

Pater Beckxstraat 3

BE - 3271 Zichem

TIP! Vergeet ook in dit geval niet om een kopie te maken van je volledige aanvraagdossier (zodanig dat je zelf over een kopie van je dossier beschikt).

Jouw evaluatiedossier wordt besproken op de eerstvolgende Raad van Bestuur.

Na goedkeuring van het evaluatiedossier ontvang je de uitbetaling van de tweede schijf à rato van 25% van het subsidiebedrag.

Begin tijdig met de uitwerking van je activiteit!

Eerste stap: neem het "Reglement financiële ondersteuning Erfgoeddag- en Erfgoedweken-activiteiten" grondig door. Je vindt hier alle voorwaarden en criteria om een aanvraag te kunnen indienen.

Denk goed na over de activiteit(en) die je wil organiseren. Er zijn namelijk bonuspunten te verdienen die het subsidiebedrag kunnen verhogen!

Rijzen er vragen bij het lezen van het reglement en/of bij het bedenken van je Erfgoeddag- en/of Erfgoedweken-activiteit? Aarzel niet om de Erfgoedcel te contacteren!

Liv Tubeeckx
Coördinator Erfgoedcel de Merode
T: 0470 47 27 47
M: liv.tubeeckx@de-merode.be

Sofie Lambrechts
Projectmedewerker Erfgoedcel de Merode
T: 0470 41 84 01
M: sofie.lambrechts@de-merode.be

TIP! Gebruik het reglement als checklist tijdens het brainstormen over je activiteit

Als aanvrager dien je je activiteit tijdig te registreren via het inschrijvingssysteem van FARO: https://inschrijven.erfgoeddag.be.

Hulp nodig bij het inschrijven van je activiteit op het platform van FARO? Neem contact op met Erfgoedcel de Merode!

Heb je het reglement grondig doorgenomen en heb je je activiteit ingediend op het platform van FARO?

Vul dan nu ons aanvraagformulier in om een onkostenvergoeding/impulssubsidie te bekomen voor jouw Erfgoeddag/Erfgoedweken-activiteit.

Let op: deadline indiening: tweede vrijdag van maart.

Je kan ons formulier op 2 manieren aan ons bezorgen:

1. Je vult dit formulier online in

Als je graag een kopie wenst van dit ingevulde formulier, vergeet dan niet om de optie aan te vinken! Vervolgens ontvang je een ontvangstbevestiging en een pdf-bestand met de ingevulde informatie in jouw mailbox.

2. Je vraagt een pdf-versie van het aanvraagformulier aan via erfgoedcel@de-merode.be.

Vervolgens print je het aanvraagformulier af zodat je deze handmatig kan invullen.

Vergeet ook in dit geval niet om een kopie te maken van je aanvraagdossier.

Je kan het handgeschreven aanvraagdossier per aangetekende zending bezorgen op volgend adres:

Erfgoedcel de Merode
Pater Beckxstraat 3
BE - 3271 Zichem

Ten laatste op de vierde vrijdag van maart krijg je te horen welk bedrag je toegewezen krijgt. Vervolgens wordt het bedrag in één schijf naar jou overgeschreven.

TIP! Gebruik een kopie van jouw aanvraagformulier als leidraad voor de uitvoering van je activiteit(en).

Vergeet niet om van tevoren, tijdens en na jouw Erfgoeddag- en/of Erfgoedweken-activiteit te communiceren!

En vergeet ook niet om jouw subsidieverstrekker te noemen in al jouw communicatie (zie 5.2. en 5.3. van het reglement).

De procedures voor de indiening, de beoordeling, de toekenning en het toezicht op de verschillende subsidievormen vind je terug in het Cultureel Erfgoeddecreet van 24 februari 2017. Een overzicht van hoe de subsidieverstrekking geregeld is vind je hier.

Ontdek of jouw project of organisatie in aanmerking komt voor Vlaamse subsidies via de Subsidiewijzer.

FARO -> overzicht financieringsbronnen

Cultuurloket -> fondsenwijzer

Cultuurloket -> financierings- en werkingsmiddelen

OP/TIL -> kennisbank financiering

OP/TIL -> tips voor een goede financieringsmix

Koning Boudewijnstichting -> Projectrekening

Crowdfunding

Matchfunding

Friendraising

Sponsoring

Culturele mecenaatsrekening

Cultuurloket -> fondsenwijzer

• Formules als Cultuurkrediet en de Winwinlening zijn gericht op de creatieve sector.
  
• Via Trooper combineer je online shoppen met inkomsten voor jouw vereniging. De deelnemende webshops geven gemiddeld 5% van het aankoopbedrag. De shopper betaalt niets extra. Maak een pagina aan voor jouw vereniging om van start te gaan.
  
• Kisskissbankbank is een online crowdfundingplatform voor creatieve, innovatieve en gemeenschapsvormende projecten.
  
• Het Brusselse platform Growfunding biedt ondersteuning op maat van jouw project. Ze helpen je een geslaagde campagne uit te bouwen en brengen je in contact met nieuwe mensen en interessante netwerken.
  
• Toolbox vzw heeft massa’s tips rond fondsenwerving, communicatie en duurzame partnerrelaties met sponsors.

• Hoe stel je een begroting op voor je projectsubsidie-aanvraag? Bekijk de webinar van Cultuurloket.
• Vraag het Excel-sjabloon op bij erfgoedcel@de-merode.be of contacteer ons; wij lichten heel graag toe hoe je een begroting voor jouw cultureel erfgoed-initiatief opmaakt!

• Bekijk de webinar van Cultuurloket.